Procesbegeleiding

• Tekort aan (ervaren) (hoofd)animatoren
• Overdracht en continuïteit binnen een particuliere werking
• Speelkansen verhogen, meer keuze en variatie op de werking
• Kleuterwerking avontuurlijker maken
• Opstarten van een tienerwerking
• Het opmaken van een integriteitsbeleid om je te wapenen tegen grensoverschrijdend gedrag en van je werking een veiligere plek te maken.
• Opmaak van een speelpleinvisie– en beleidsplan voor de toekomst
• Oprichten van een stuurgroep
• Omgaan met Nederlands en meertaligheid op het speelplein
• Inclusief speelpleinwerk voor kinderen met een beperking
• Imago en profilering van het speelplein
• Halvedagwerking wordt volledagwerking
• Hoe werken met jongeren op jouw speelinitiatief?
• Het opstarten van een nieuwe werking
• Een duidelijke speelvisie opmaken voor jouw werking 
• … 

• Kennismaking
  Op het kennismakingsgesprek zal de procesbegeleider aanwezig zijn, maar ook algemeen verantwoordelijke voor procesbegeleiding binnen de VDS. Je nodigt zelf de nodige, relevante mensen van je werking uit (bv. verantwoordelijke van de werking, betrokken vrijwilligers, leden van de stuurgroep, diensthoofd, schepen, iemand van het MAT...)

• Doel van de procesbegeleiding
  In de aanloop naar deze start bepaalden we op basis van een uitgebreide intake met de verantwoordelijke het doel van de begeleiding en werd er  een voorlopige tijdlijn uitgewerkt om dat doel na te streven. We informeren iedereen uitgebreid over doel, aanpak en tijdlijn. Dit wordt afgestemd en officieel bekrachtigd. Er wordt bepaald wie op welk moment zal deelnemen aan de procesbegeleidingen en welke soort momenten er zullen ingepland worden. Tot slot zullen worden er reeds enkele concrete dagen vastgelegd. 

Na dit moment is het duidelijk dat vanaf nu de verantwoordelijke van de werking als de procesbegeleider als een tandem samenwerken; de procesbegeleider aan het inhoudelijke stuur en de verantwoordelijke van de werking aan de organisatorische trappers! Het is voor iedereen duidelijk wat het doel is van de procesbegeleiding en op welke manier we dat doel willen bereiken. Iedereen is mee. De neuzen staan in dezelfde richting. 

Elke procesbegeleiding is uniek en telt x-aantal ondersteuningsmomenten op maat. 
Deze ondersteuningsmomenten worden op voorhand vastgelegd en zijn steeds op maat van de werking en de thematiek. Afhankelijk van de duur van een procesbegeleiding worden de ondersteuningsmomenten opgesplitst door een tussentijdse evaluatie en een eventuele update van de tijdlijn en stappenplan. 

Ze kunnen verschillende vormen aannemen. 

Enkele voorbeelden: 

• De hele animatorenploeg krijgt een vorming rond avontuurlijk spelen 
• De procesbegeleider zit samen met de jeugddienst en de schepen van jeugd om enkele beleidsmatige keuzes te maken 
• We gaan samen met de werkgroep aan de slag om het materiaalkot écht om te vormen tot een goed gestructureerd lokaal. 
• We gaan samen op bezoek bij andere speelpleinen om inspiratie op te doen rond inclusie. 
• De werkgroep denkt samen na over hoe er volgende zomer gewerkt kan worden met een openspeelaanbod. 
• ... 

Indien er bij aanvang wordt gekozen voor een langere procesbegeleiding, plannen we halverwege een tussentijdse evaluatie. 

Deze gebeurt op twee manieren: 

• Met alle leden van de procesbegeleiding 
  De procesbegeleider plant een tussentijdse evaluatie in met de werking en alle leden van de procesbegeleiding. Er wordt bekeken wat de procesbegeleiding reeds heeft opgeleverd, wat er goed loopt en waar er nog bijgestuurd kan worden. 

• Met de verantwoordelijke van de werking 
  Omdat we graag de vinger aan de pols houden bij de procesbegeleiding, neemt de verantwoordelijjke voor procesbegeleiding binnen de VDS ook contact op met de verantwoordelijke van de werking om te kijken of alles goed loopt tussen de werking en de procesbegeleidier. 

 
Eventuele update van de tijdlijn en het stappenplan:

Uit de evaluatie zal blijken of er meer of minder ondersteuningsmomenten nodig zijn om het beoogde doel te behalen. We bekijken samen waar er aanpassingen nodig zijn en sturen het traject eventueel bij. Zijn extra momenten nodig, dan zal de offerte worden aangepast en zullen deze mee verrekend worden op de eindfactuur. 

Er wordt altijd een eindevaluatie gehouden. Op deze manier sluiten we de procesbegeleiding af. 

Deze gebeurt op twee manieren: 

• Met alle leden van de procesbegeleiding 
  De procesbegeleider plant een eindevaluatie in met de werking en alle leden van de procesbegeleiding. Deze eindevaluatie wordt voorbereid door de procesbegeleider. 

• Met de verantwoordelijke van de werking 
  Omdat we graag de vinger aan de pols houden bij de procesbegeleiding, neemt de VDS ook contact op met de verantwoordelijke van de werking om te kijken of alles goed is gelopen tussen de werking en de procesbegeleidier.   

Na de eindevaluatie wordt de factuur opgemaakt en bezorgd, op basis van de offerte (+ eventueel extra ingeplande ondersteuningsmomenten)   

Na de eindevaluatie schrijft de procesbegeleider een eindrapport. 

Hierin worden volgende zaken opgenomen:

• Het verloop van de procesbegeleiding; 
• Het beoogde resultaat en het uiteindelijke behaalde resultaat; 
• De tussentijdse en/of eindevaluatie;
• Mogelijke verdere ondersteuningen die de procesbegeleider nog aanraadt, gelinkt aan de dienstverlening van de VDS. 

Dit eindrapport wordt bezorgd aan je werking en intern aan onze lokaal ondersteuner die werking standaard opvolgt. Op die manier kan de werking er eventueel verder mee aan de slag én kan de VDS intern ook zorgen voor opvolging na de procesbegeleiding. 

• Het aantal werkuren dat de VDS jouw speelplein van dichtbij opvolgt:
  tijd ter plaatse + voorbereidings- en verwerkingstijd maal een vaste uurprijs. 
  
  Bijkomend op de eindfactuur: Per verplaatsing rekenen we ook 1u werktijd aan + vervoerskost aan het maximaal wettelijk toegelaten tarief per kilometer met een maximumbedrag van €30 per opdracht. Online ondersteuningsmomenten worden uiteraard niet in rekening gebracht. 

• Leden van de VDS genieten van een ledenkorting. We maken ook een onderscheid tussen particuliere en gemeentelijke organisatoren. De Vlaamse Dienst Speelpleinwerk vindt het belangrijk dat ook particuliere organisatoren kunnen deelnemen aan het aanbod en houdt hun bijdrage bewust lager.
  
  Opgelet: vertrekt de vraag vanuit een lokaal bestuur in functie van de ondersteuning van een particuliere werking, dan rekenen we het tarief 'gemeentelijke speelpleinwerking' aan, al dan 'niet lid/geen lid' afhankelijk of de lokale werking is aangesloten.

Een traject van 4 dagdelen ter plaatse (= 12u + 4u verplaatsing) + 4 dagdelen voorbereidings- en verwerkingstijd (= 12u) kost je als organisator van een gemeentelijke speelpleinwerking, lid van de VDS:
28 uur x €70 = €1960 + kilometervergoeding (= max 4 x €35)
De Vlaamse Dienst Speelpleinwerk is vrijgesteld van BTW. Er wordt dus geen BTW aangerekend.

Niet zeker of je lid bent? Of je wil lid worden van onze organisatie? Klik hier.  

We bekijken samen wat jullie effectieve wensen en noden zijn. 
We behandelen samen oa. volgende vragen: 

• Wat is de uiteindelijke hulpvraag?
• Hoeveel energie en tijd kunnen jullie hier in steken?
• Welke mensen zitten er rond tafel, wie hebben we nodig om dit tot een goed eind te brengen? 
• ...

Op basis van het intakegesprek maken wij een voorlopige tijdlijn op.
In die tijdlijn zijn voorstellen gedaan naar mogelijke ondersteuningsmomenten op maat. Dit kan gaan van vorming, tot meespelen, tot het geven van advies aan een schepencollege... Het is duidelijk hoe lang de procesbegeleiding zal duren. Hieraan koppelen we een offerte op maat.

We bespreken dit samen met de verantwoordelijke van jullie werking en passen eventueel aan waar nodig. 

Het doel, de aanpak en tijdlijn worden voorlopig goedgekeurd. De offerte is ok.
We gaan over tot het tekenen van het contract.
We plannen een eerste vergadermoment om kennis te maken en bekijken samen met alle actoren of het doel, de aanpak en tijdlijn bekrachtigd worden.